Conceituando negociaçãoO que é negociação:
Negociação é um processo de se chegar a um entendimento comum sobre uma determinada necessidade, em que através de confronto e discussão de propostas, as partes consentem em ajustar seus interesses divergentes.
Negociação em projetos
Os projetos em geral causam mudanças e consomem recursos, neste processo é necessário que as partes envolvidas entrem em acordos sobre compartilhamentos de recursos, prioridades e mudanças na organização. Para lidar com os conflitos resultantes deste processo, é necessário o uso de metodologias de negociação para ajustar os interesses dos envolvidos.
Negociação e conflito
Durante a discussão para ajustar as divergências, as pressões de um lado e de outro são, por si só, uma fonte de conflito, podendo gerar mais divergências. Portanto os negociadores devem estar atentos para não gerar mais atritos.
Etapas da construção de consenso
1-identificação do problema;
2-identificação das partes;
3-Reunião do processo;
4-Desenho do processo;
5-Definição e análise do processo;
6-Identificação e avaliação de soluções alternativas;
7-Tomada de decisões;
8-Aprovação do acordo;
9-Implementação do acordo.
Quando negociar
Quando mudanças ocorrem dentro das organizações, haverá a necessidade de se satisfazer desejos dos envolvidos, e sendo estes desejos conflitantes, será necessário negociar para a satisfação as necessidades dos stakeholders.
Oportunidades associadas à negociação
As negociações devem atender os objetivos de curto, médio e longo prazo dos envolvidos, caso contrário ganhos rápidos podem se transformar em perdas futuras, causando um desequilíbrio na satisfação das necessidades dos envolvidos. Portanto teremos sempre a possibilidade de ganhos ou perdas como resultado de uma negociação (´good business´ X ´bad business´)
Qualidade na negociação
Segundo o PMBOK, a “qualidade é a totalidade das características de uma entidade que sustenta sua habilidade de satisfazer necessidades descritas ou implícitas“. Portanto a percepção dos envolvidos na negociação estará relacionada com suas expectativas. Eles enxergarão sucesso, ou uma negociação de qualidade, a medida que sua percepção do resultado superar sua espectativa inicial.
A MACNA da negociação
Melhor Alternativa em Caso de Não Acordo – deve-se sempre estudar uma solução alternativa, ou uma segunda opção de que ação tomar caso não se consiga chegar numa solução para as divergências. Com outra opção de ação caso não se chegue num acordo, o negociador terá uma vantagem em relação a outra parte, pois terá uma satisfação de suas necessidades por outros métodos, podendo interromper o processo caso tenha que fazer concessões superiores às suas expectativas.
Exemplo de utilização de MACNA
Conforme o trabalho desenvolvido por membros da classe sobre exemplos de uso da MACNA em obras de ficção cinematográfica, enquanto fã da série “Star Wars” de George Lucas, gostaria de propor a seguinte situação como proposta de identificação deste conceito:
No episódio 1 (“Phanton Menace”) uma governante (rainha) precisava levar um assunto urgente para negociação ao Senado, trata-se de um embargo comercial de um de seus rivais. Como havia-se a suspeita que o citado Senado não teria consenso e o líder atual (chanceler) não teria apoio para chegar num acordo mínimo aceitável para a rainha, a MACNA era propor a realização de uma eleição imediata de um novo chanceler. Como de fato, a discussão não evoluiu, durante o decorrer da ação foi proposta um “voto de desconfiança ” ao chanceler atual, e uma nova eleição foi feita, elegendo um chanceler que apoiou a causa da rainha e conquistou o apoio do Senado contra o embargo comercial da “Fedração do Comércio”. Em geral o filme tem várias cenas de negociação, sendo a maioria de caráter distributiva, aonde como em geral acontece em disputas de poder, as partes tendem a maximizar a sua influência em detrimento do poder das demais partes.
O resultado da negociação
Quando o resultado da negociação é melhor que o MACNA, a negociação agregou valor às partes, sendo um resultado positivo que contribui inclusive para ajudar a desenvolver um relacionamento de confiança entre as partes.
Tempo de coleta de informações
Negociadores habilidosos irão investir mais tempo fazendo perguntas, testando seu entendimento, parafraseando e resumindo. Deixando a outra parte falar mais, o negociador amplia sua capacidade de identificar necessidades e objetivos dos envolvidos para chegar num melhor acordo.
As empresas existem para suprir necessidades existentes no mercado em que os clientes enxergam valor. Para atender estas necessidades, muitas vezes as empresas deparam-se com decisões de comprar ou desenvolver recursos ou serviços para estes projetos, sendo importante considerar os motivos, as oportunidades e ameaças envolvidas nesta decisão, considerando o ambiente atual e futuro.
Formação de preços
O preço de um bem ou serviço é formado por seu custo de produção, ao valor dos riscos envolvidos mais a margem de lucro.
Negociação distributiva e Integrativa
Na negociação distributiva, o valor ganho por uma parte torna-se indisponível para as outras. Esta em disputa uma quantidade fixa, ou limitada, de valor, tornando a abordagem competitiva e desestimulando o bom relacionamento entre as partes
Na negociação integrativa, a satisfação das necessidades de uma parte não implica em diminuição da satisfação das outras partes, tornando a abordagem colaborativa e fortalecendo os relacionamentos. Permite maximizar os ganhos.
Relação de forças de negociação
Caso um dos lados da negociação tenha a vantagem de poder adiar a satisfação de suas necessidades, ele pode usar o fator tempo como uma vantagem na negociação. Por exemplo, se ele sabe que uma das partes só tem 1 dia para fechar um acordo, ele tentará retardar o máximo possível a decisão para que a outra parte tenha que decidir com pressa no final.
Se um dos lados da negociação tem uma imagem de boa reputação, seu cacife ao invés de ameaçar, transmite confiança as outras partes.
Processo racional de tomada de decisão
Levando em conta uma situação ideal, em que o negociador tem todas as informações necessárias e não enfrenta restrições de custo e de tempo, o processo racional de tomada de decisão, teria os 6 passos abaixo:
Definição do problema -> Identificar critérios para avaliação dos resultados -> Ponderar ou dar pesos aos critérios -> Criar alternativas -> Avaliá-las em relação aos critérios -> Chegar na melhor decisão.
Posicionamento na negociação
Ao entrar em uma negociação deve-se definir tanto o resultado ideal que se gostaria de obter em uma negociação, ou seja conseguir total satisfação de suas necessidades (Posição Máxima).
Deve-se também definir o mínimo que se está disposto a aceitar para chegar em um acordo (Posição Mínima)
No meio termo, está uma posição intermediária que se acredita ser um acordo razoável para atender as necessidades das duas partes, sendo o objetivo (target) a ser alcançado (Posição Alvo)
Área de barganha ou Zona de Acordo Possível
Mapeando-se a zona de mínimo e máximo acordo possível de uma das partes e mínimo e máximo acordo possível de outra parte, se houver uma área comum aos dois lados, temos uma área de acordo possível.
No exemplo de uma negociação de compra e venda de um bem ou serviço, se tivermos as seguintes posições:
Agente A (comprador)
Agente B (vendedor)
Posição Mínima
50
60
Posição Ideal
70
80
Posição Máxima
90
100Teremos uma região de 60 até 90 aonde o acordo é possível, sendo que a posição ideal das partes está entre 70 e 80. Portanto poderia-se considerar uma negociação de qualidade se o acordo final ficar nesta última faixa (70 e 80), pois preservará o equilíbrio entre os interesses e necessidades das partes.
Elementos básicos para o desenvolvimento da negociação e formas de negociar
–Manter a comunicação eficaz. Lembrando sempre que o emissor deve ter certeza que o receptor entendeu a mensagem e estando sempre aberto a escutar com sinceridade as outras partes;
–Cuidar do bom relacionamento, separando as pessoas do problema, sendo objetivo e cuidando para que haja um equilíbrio para facilitar futuros trabalhos em conjunto novamente, usando inteligência emocional além da racional;
–Descobrir os reais interesses da outra parte (necessidades, aspirações, preocupações, desejos, etc) ao invés de se preocupar com a posição da outra parte (valor, cota, desconto, etc);
–Elaborar opções coerentes, apresentando o maior número de alternativas passíveis de satisfazer os interesses e necessidades das partes;
–Comprovar a legitimidade das opções, demonstrando o equilíbrio da solução proposta e a aderência a leis, padrões, regulamentos, normas e princípios gerais de reciprocidade;
–Definir alternativas caso não haja acordo, elaborando um MACNA, para que não haja a necessidade de se abrir mão de posições mínimas caso não seja possível afastar as divergências entre as partes;
–Assumir compromisso com ações definidas, deixando claras as responsabilidades de cada parte e compreendendo os detalhes acordados, para que seja possível acompanhar o andamento do acordo.
Avaliação racional de negociação
-Avalie o seu MACNA e tente avaliar o MACNA da outra parte;
-Avalie os interesses e não as posições de todas as partes;
-Pondere os interesses de cada parte;
-Avalie a área de barganha;
-Avalie como o ambiente afetará a negociação.
Aspectos psicológicos versus Aspectos sociais
Como em qualquer relação humana, estão envolvidos tanto aspectos sociais quanto psicológicos, portanto o negociador deve se valer de suas virtudes pessoais para lidar com estes aspectos. Abaixo exemplos de aspectos psicológicos e sociais:
Aspectos Psicológicos
Aspectos Sociais
Emoções
Moral / Ética
Percepção/Expectativa
Poder
Valores
Tradições
Crenças
Cultura
Motivação
Consenso
Necessidades
Política
Reconhecimento
Conflitos
Táticas de negociação
Para chegar numa posição ideal, é comum que as partes usem mão de estratégias, nem sempre consideradas éticas, para tentar adquirir alguma vantagem e forçar o resultado para uma maior satisfação de suas necessidades particulares. No estudo da negociação é importante o conhecimento delas para poder se defender caso alguma delas seja usada. Entre as citadas na apostila, eu destacaria as que tenho observado pessoalmente com maior freqüência:
-Ataques a outra parte e Insultos para desestabilizar emocionalmente a outra parte;
-“Good Cop and Bad Cop” ou o bonzimho e o mal. Bastante utilizado para criar empatia com um dos negociadores desestabilizando emocionalmente a relação;
-Jogar com o tempo, forçando que a outra parte fique pressionada devido ao deadline envolvido na negociação;
-Omitir informações, criando surpresas para desestabilizar propostas e táticas da outra parte;
Negociação áspera X afável
Nas negociações ásperas as pessoas assumem posições mais extremadas e resistem por mais tempo, pois os lados não querem “perder” para o outro.
Na negociação com afabilidade, os participantes evitam o confronto pessoal, e estão mais dispostas a fazer concessões, tornando possível o encontro de um acordo de forma mais rápida.
Estilo do negociador
Conhecer os estilos pessoais dos negociadores e partes envolvidas, ajuda a adaptar a argumentação usada para expor suas necessidades e propostas. O autor exemplifica com quatro estilos básicos de perfil do negociador: Reflexivo (valoriza idéias), Racional (lógico e atendo a números), Afetivo (valorizando relacionamentos) e o Pragmático (que busca resultados e decisões práticas e rápidas).Fases e estágios do processo de negociaçãoAs fases e estágios do processo de negociação posem ser estruturadas em TR~es categorias principais resumidas abaixo:
–Planejamento e preparação para a negociação, aonde o negociador irá colher e reunir as informações necessárias para ter uma boa compreensão do cenário em que irá trabalhar. Quanto mais tempo se investir nestes estágios iniciais, maior as chances de se desenvolver uma negociação de sucesso.
“…Se você não conhece nem o inimigo nem a si mesmo, perderá todas as batalhas...” (Sun Tzu – A arte da Guerra)
–Preliminar, abertura, exploração e encerramento das negociações. Uma das fases mais interessantes que já ouvi de um ex-chefe, chamado Thomas Case foi: “Raramente temos uma segunda chance de criar uma boa primeira impressão”, portanto a fase de abertura é importante para criar um clima positivo para o desenrolar dos trabalhos entre as partes. Nesta fase serão formalizadas as ações, princípios e compromissos entre os negociadores, explorando os pontos de interesse, as propostas de composição de um acordo, rebatendo e clarificando divergências.
-No Controle das condições e avaliação, deve-se verificar as ambigüidades e mal-entendidos, propor trocas e formular alternativas e propostas, procurando um acordo aceitável em relação aos pontos negociados, documentando toda a negociação, comparando o previsto com o realizado e suas conseqüências.